Scusate; ma mi sembra che si stia ingigantendo il problema: io la vedo così:
1)Maxrosso conosce dei bei giri ed ha una serie di amici disposti ad affiancarlo nella "conduzione" di un gruppo di forumendoli alla scoperta del suo territorio.
2) Per facilitare chi proviene da lontano ha trovato un posto dove dormire e dove mangiare ed ha indicato un n. di telefono per chi vuole informazioni, ognuno dovrà fare le sue prenotazioni ed indicare in tempo se si ferma per cena
3) tutto il resto è accessorio (mappe, magliette numeri, timbri, targhe, test bikes, expo...) e comporta uno sbattimento che esula dalla semplice organizzazione di una gita.
IO mi fermerei ai punti 1 e 2, altrimenti diventa un raduno più "formale" e troppi mali di pancia, per farlo gratis.
il tutto nella MOHO (my outmost humble opinion)